Comment planifier et optimiser efficacement une tournée commerciale

Pour les professionnels terrain, la tournée commerciale structure l’ensemble de l’activité quotidienne. Chaque déplacement, chaque rendez-vous et chaque kilomètre parcouru ont un impact direct sur le temps disponible, les coûts engagés et la performance commerciale.

C’est pourquoi, la conception et l’optimisation d’un plan de tournée commerciale ne relèvent donc pas du confort, mais d’un choix stratégique pour toute activité terrain.

Dans cet article, nous plongeons en profondeur dans l’art de l’optimisation des plans de tournées commerciales, afin de vous donner toutes les clés pour maximiser votre efficacité et atteindre vos objectifs avec succès.

Tournée commerciale : définition et cadrage conceptuel

Qu’est-ce-qu’un plan de tournée commerciale ?

Le plan de tournée commerciale est une feuille de route (ou un outil) qui organise, sur une période donnée (jour, semaine, mois) votre agenda et l’ensemble de vos visites sur le terrain, afin de maximiser le nombre de rendez-vous, tout en rationalisant les frais associés et le temps de déplacement. Concrètement, un bon plan de tournée commerciale vous indique qui visiter, quand les visiter et dans quel ordre (logique géographique et contrainte humaine).

Un plan de tournée commerciale aide à structurer l’activité de façon cohérente, à prioriser les visites à fort enjeu (potentiel, urgences, objectifs commerciaux…), tout en optimisant les déplacements et la couverture terrain.

Le plan de tournée est le résultat. Il est le document “final” qui accompagnera les professionnels dans leur déplacement. Quand on souhaite parler du processus qui permet de construire, améliorer et ajuster ce plan, on parle alors d’optimisation de tournée commerciale.

Objectifs d’un plan de tournée commerciale

Un plan de tournée commerciale optimisé peut offrir de nombreux avantages à votre entreprise et équipe de vente. Voici quelques-uns des bénéfices les plus importants :

• Maximisation de la productivité : Un plan de tournée optimisé permet à vos représentants commerciaux de visiter un plus grand nombre de clients ou de prospects en un minimum de temps.

• Réduction des coûts : le coût d’un commercial pour l’entreprise est loin de se limiter à sa rémunération. Restaurants, hôtels, frais de carburant… Toutes les dépenses peuvent être rationalisées avec une tournée optimisée.

• Augmentation des ventes : il permet à vos sales de consacrer plus de temps à la vente et à la relation clients plutôt qu’à la planification et aux déplacements.

• Amélioration de la satisfaction client : à l’aide de visites plus régulières et prévisibles, un plan de tournée optimisé améliore la satisfaction des clients en répondant à leurs besoins plus rapidement.

• Réduction du stress et de la fatigue : un plan de tournée bien organisé optimise les temps de déplacements et minimise les imprévus, diminuant le stress et la fatigue de vos vendeurs itinérants.

• Gestion plus efficace du temps : moins de temps passé sur la route, c’est plus de temps passé à vendre.

• Adaptabilité : un bon plan de tournée peut être ajusté en fonction des changements stratégiques de l’entreprise, des clients et du marché.

Qu’est-ce-qu’une tournée commerciale optimisée ?

Une tournée commerciale optimisée est une tournée sur le terrain conçue pour maximiser la performance commerciale, en tenant compte à la fois des enjeux économiques et commerciaux, et des contraintes opérationnelles, et pas uniquement de la distance ou du temps de trajet. Elle vise à visiter les bons clients, au bon moment, dans le bon ordre.

Une tournée commerciale devient optimisée lorsqu’elle ne repose plus uniquement sur les habitudes, sur la proximité géographique ou encore sur un simple ordre de rendez-vous. On parle bien d’optimisation des tournées commerciales, une fois que celles ci suivent une logique de priorisation (potentiel commercial, fréquence de visite adaptée, objectifs du moment, contraintes du terrain…).

Quels sont les principaux types de tournées commerciales ?

Pour quadriller votre territoire, vous disposez de plusieurs méthodes pour structurer votre plan de tournées.

La tournée en marguerite

Le secteur commercial est divisé en zones distinctes, chacune étant abordée comme un “pétale”. Chaque zone est couverte en boucle, permettant d’enchaîner les rendez-vous jusqu’à revenir au point de départ, c’est-à-dire l’entreprise ou le domicile du commercial.

Elle est la plus adaptée à des sectorisations limitées et se prête bien à la planification mensuelle, puisqu’elle permet de “réaliser” un pétale par jour.

La tournée en trèfle

La tournée en trèfle suit le même raisonnement que la tournée en marguerite, mais limite le nombre de zones à 4.

Ce modèle est particulièrement adapté à l’organisation hebdomadaire, où quatre jours sont dédiés à la visite terrain, et une journée au bureau, pour les tâches administratives, de prospection et d’organisation.

La tournée en zigzag

La tournée en zigzag est généralement utilisée pour les tournées sur une zone étendue mais traversée par une route centrale, par exemple quand un grand nombre de clients se trouvent de part et d’autre d’une autoroute.

Le commercial itinérant commence alors par le rendez-vous le plus éloigné de sa base de prospection pour enchaîner toutes les autres visites en direction de son point de départ.

La tournée en spirale ou escargot

Également pensée pour couvrir de vastes territoires, la tournée en escargot décrit un plan de visite en spirale à partir du point de départ, qui prend fin avec le rendez-vous le plus éloigné, à la manière d’un escargot.

Maintenant que vous connaissez les différents types de tournées, penchons-nous sur les critères pour choisir la plus adaptée à vos besoins.

Organisation, planification et optimisation des tournées : quelles différences ?

Avant d’entrer de le vif du sujet, j’aimerais faire la distinction entre les termes organisation, planification et optimisation des tournées commerciales. Ils sont souvent utilisés comme des synonymes. Pourtant, ils correspondent à trois niveaux distincts et complémentaires de structuration de l’activité terrain. Bien comprendre ces différences est essentiel notamment dans le choix des outils que vous faites pour vos collaborateurs.

Organisation d’une tournée commerciale

L’organisation des tournées correspond au travail de structuration en amont. Elle consiste à poser le cadre général de l’activité terrain, comme :

• la définition des territoires ou secteurs,

• la segmentation des clients et prospects,

• la répartition des points de visite entre les commerciaux,

• la définition des règles de fréquence de visite.

La logique ici est de long terme.

Planification d’une tournée commerciale

La planification des tournées intervient une fois l’organisation définie. Elle consiste à construire concrètement le plan de tournée, c’est-à-dire à décider quels clients visiter, quand les visiter, dans quel ordre et sur quelle période (jour, semaine, mois).

La planification transforme l’organisation (qui est théorique) en agenda (qui est opérationnel).

Optimisation d’une tournée commerciale

L’optimisation des tournées est une logique court terme puisqu’elle consiste à améliorer en continu l’organisation et la planification. L’optimisation s’appuie sur la priorisation des visites, l’analyse des résultats terrain, l’ajustement des itinéraires et fréquences ainsi que la prise en compte des imprévus.

• ajustements

• amélioration continue

Pourquoi l’optimisation des tournées est un enjeu clé pour les professionnels terrain

Pour les professionnels terrain (commerciaux, chefs de secteur, techniciens, responsables d’équipes), la tournée conditionne la productivité, la qualité du travail effectué et donc leur performance. Ce n’est pas uniquement un levier opérationnel, c’est aussi un levier stratégique qui permet d’agir directement sur le chiffre d’affaires potentiel.

• Meilleur gestion de la productivité et des coûts associés ;

• Meilleure maîtrise des contraintes terrain ;

• Facteur clé de bien-être des équipes terrain.

Étape 3 : prioriser les visites

La priorisation est une étape clé de l’optimisation des tournées commerciales. Elle consiste à arbitrer entre les différents points de visite à partir d’un scoring simple, basé sur des critères objectifs.

Le scoring peut prendre en compte plusieurs critères :

• La typologie de votre visite : implantation / Contrôle / Avec rendez-vous / Où appel de prospection ;

• La typologie de votre client : suspects / Prospects / Clients actifs / Clients inactifs ;

• La localisation du magasin ;

• Les données commerciales des dernières visites : Taux de détention / Évolution du chiffre d’affaires / Évolution des sell-out / Présence de la PLV / Etc. ;

• La fréquence de commande ;

• La fréquence de visite.

Par exemple :

• Si vous réalisez une visite d’implantation de promotion, vous allez visiter des clients actifs, avec une DN et une DV importante.

• Si vous réalisez une visite de contrôle, vous allez visiter les clients actifs, avec une fréquence de visite faible.

• Si vous réalisez une visite de prospection, vous allez visiter des prospects.

Cette priorisation permet de concentrer les efforts là où l’impact est le plus fort.

Étape 4 : construire l’itinéraire et le plan de tournée

Une fois les visites définies et priorisées, il faut construire concrètement le plan de tournée, c’est-à-dire organiser l’enchaînement des rendez-vous pour passer plus de temps en rendez-vous qu’en déplacement.

À ce stade, une visualisation cartographique des points de visite devient un véritable atout. Elle permet de visualiser les zones à couvrir, regrouper intelligemment les visites, et ajuster l’ordre de passage. Les outils spécialisés dans l’optimisation des tournées sont particulièrement utiles à cette étape, car ils vont au-delà des simples applications de cartographie, souvent limitées à la navigation.

Nous vous conseillons de faire appel à une solution logicielle conçue autour de l’optimisation des circuits, et non pas adaptée ou bricolée pour fonctionner avec des applications de cartographie tierces. En effet, des solutions telles que Google Maps ou Excel ne sont pas conçues pour atteindre ce niveau de performance et d’optimisation, et ne pourront vous aider à optimiser vos trajets.

Avoir une visualisation cartographique est d’autant plus un avantage si elle est accompagnée d’outils intuitifs, comme le lasso qui vous permet de sélectionner plus facilement vos magasins ou lieux de visites.

Quels outils utiliser pour organiser et optimiser ses tournées commerciales ?

Pour organiser, planifier et optimiser efficacement des tournées commerciales, le choix des outils joue un rôle important. Tous ne répondent pas aux mêmes besoins, ni au même niveau de maturité.

Les outils de cartographie et de navigation

Les applications de cartographie (GPS, itinéraires) sont utiles pour se déplacer d’un point A à un point B.

Ce qu’elles apportent :

• calcul d’itinéraires,

• estimation des temps de trajet,

• aide à la navigation en temps réel.

Leurs limites :

• elles ne tiennent pas compte des objectifs commerciaux,

• elles n’intègrent pas la notion de priorisation,

• elles ne construisent pas de plan de tournée à partir de critères business.

Elles sont utiles pendant la tournée, mais insuffisantes pour l’organiser et l’optimiser en amont.

Les outils spécialisés de gestion des tournées commerciales

Les solutions dédiées à la gestion des tournées commerciales vont plus loin. Elles permettent de structurer l’activité terrain de manière plus cohérente.

Elles offrent généralement :

• une visualisation cartographique des points de visite,

• la construction de plans de tournée,

• l’optimisation des trajets,

• la prise en compte des contraintes terrain,

• un meilleur suivi des visites réalisées.

Ces outils sont particulièrement adaptés aux professionnels terrain qui doivent gérer :

• des zones étendues,

• un grand nombre de visites,

• des fréquences de passage variables.

Les CRM intégrant la planification des tournées

Certains CRM intègrent des fonctionnalités de planification et d’optimisation des tournées.

Leur avantage principal :

• centraliser les données clients, visites et tournées au même endroit,

• éviter les ressaisies,

• mieux aligner terrain et stratégie commerciale.

Ils permettent de relier directement :

• les objectifs commerciaux,

• l’historique des visites,

• les plans de tournée.

Tableau comparatif des outils de planification de tournées